Cómo automatizar los superbills

Para quién es este artículo

• Administradores y proveedores que desean que los superbills se generen automáticamente después de cada visita.
• Facturadores que necesitan entender cuándo se produce (o no) un superbill automatizado.

Antes de comenzar

La automatización solo funciona cuando se cumplen los siguientes requisitos. Si falta alguno, la opción de Automatización aparece deshabilitada o el superbill no se genera correctamente.

Información requerida del paciente

• Detalles del seguro del paciente cargados.
• Dirección del paciente.
• Al menos un diagnóstico asociado a un código CPT aplicable.

Información requerida de la visita

• El proveedor titular de la visita debe tener una suscripción activa a códigos AMA CPT.
• El estado de la visita debe ser Completed (Completada).
• La visita debe incluir al menos un código CPT.
• Cada código CPT en la visita debe incluir diagnóstico, Place of Service (POS), unidades y tarifa.

Nota · Si falta cualquier requisito anterior, la opción de Automation no se habilitará al momento de agendar. Asegúrese de que la suscripción CPT del proveedor esté activa y que el perfil del paciente esté completo antes de agendar.

Cómo funcionan los servicios personalizados y sin costo con la automatización

Además de los servicios con código CPT, puede agregar servicios personalizados a una visita — incluyendo servicios personalizados con costo USD 0. La automatización los procesa correctamente:

• Los servicios con código CPT producen líneas facturables en el superbill.
• Los servicios personalizados aparecen como líneas con el costo que usted definió (o USD 0 para procedimientos sin costo).
• El superbill se genera siempre y cuando la visita contenga al menos un servicio con código CPT y cumpla con los demás prerrequisitos. Los servicios personalizados por sí solos (sin ningún código CPT) no son suficientes para activar la automatización del superbill.

Nota · Mejoras recientes en la plataforma aseguran que los procedimientos personalizados sin costo se procesan correctamente al generar superbills. Si anteriormente tuvo problemas con servicios de USD 0 o con la generación de PDFs, deberían estar resueltos.

Cómo activar la automatización de superbills

La automatización se habilita al momento de agendar una visita, en la sección AUTOMATION del flujo de agendamiento.

1. Desde el menú principal de MediSprout, seleccione Visits.
2. Seleccione Schedule a new visit y complete los pasos estándar de agendamiento (fecha y hora, tipo de visita, proveedor, paciente, servicios, etc.).
3. En la sección AUTOMATION del flujo, active la opción de Superbill automation.
4. Desde el menú desplegable Make payment to, elija Patient (Paciente) o Policy Holder (Titular de la póliza), según a quién deba facturarse.
5. Elija una Cadence (cadencia):

• On visit completed — el superbill se genera tan pronto como la visita se marca como Completed.
• Weekly — los superbills se generan en un lote único cada semana.
• Monthly — los superbills se generan en un lote único cada mes.

1. Seleccione Save para confirmar los ajustes de automatización para la visita.

Qué pasa después de la visita

Una vez que la visita se marca como Completed, la automatización corre según la cadencia que eligió:

• On visit completed: el superbill aparece en la sección Superbill del paciente inmediatamente después de finalizar la visita, con estado Ready y disponible para descargar como PDF.
• Weekly o Monthly: el superbill se genera al final del período correspondiente y luego aparece en la sección Superbill del paciente.

Desde la sección Superbill del paciente, también puede ver si la automatización de superbill está activada o desactivada para ese paciente y con qué cadencia.

Desactivar la automatización para una visita específica

Puede desactivar la automatización de superbill por visita apagando la opción de Automation al crear la visita. El superbill de esa visita deberá crearse manualmente desde el detalle de la visita.

Resolución de problemas: la automatización falló

La automatización puede fallar por varias razones. Las causas más comunes son:

• La visita no tiene un diagnóstico asociado.
• A la visita le falta un campo obligatorio en uno o más códigos CPT (diagnóstico, POS, unidades, tarifa).
• La suscripción del proveedor a códigos AMA CPT expiró o fue cancelada.
• Los detalles del seguro o la dirección del paciente están incompletos o ausentes.

Cuando la automatización falla, el proveedor tiene dos opciones:

• Reintentar el superbill fallido una vez resuelto el problema, o
• Crear el superbill manualmente desde el detalle de la visita.

¿Desea más información sobre la automatización de superbills?

Contacte al soporte de MediSprout usando la función de chat en la misma ventana que está utilizando o llame al +1 866-896-1431.