Guía paso a paso para configurar, crear y utilizar superbill.

Para quién es esta guía

• Administradores que configuran su organización para usar superbills por primera vez.
• Proveedores y Coordinadores que crearán visitas que generen superbills.
• Facturadores que necesitan entender cómo se conecta el flujo de superbill con la facturación.

Antes de comenzar

• Una suscripción activa a MediSprout. (Consulte Cómo funcionan los precios y las suscripciones dentro de MediSprout.)
• Una suscripción a códigos AMA CPT para cada proveedor cuyas visitas usarán servicios estándar con códigos CPT. Los servicios personalizados sin códigos CPT no requieren esta suscripción. (Consulte Comprendiendo los códigos AMA CPT y cómo suscribirse.)
• El NPI (Tipo 2) y TIN de su organización.

Nota · Si un proveedor no tiene una suscripción activa a códigos AMA CPT, el flujo de automatización de superbill queda deshabilitado para las visitas de ese proveedor.

Cómo encaja todo el flujo

La configuración se organiza en cuatro partes:

• Configuración a nivel organización (una sola vez) — Pasos 1 y 2.
• Configuración por paciente (una vez por paciente) — Pasos 3, 4 y 5.
• Por visita (cada vez que agenda una visita con superbill) — Paso 6.
• Después de la visita — Paso 7.

Paso 1 — Configurar NPI y TIN

Los proveedores de seguros necesitan poder identificar su práctica con precisión. Configurar el National Provider Identifier (NPI) y el Tax Identification Number (TIN) de su organización asegura que cada superbill generado por MediSprout lleve la información correcta.

1. Inicie sesión en su cuenta de MediSprout.
2. Desde el menú principal, seleccione Organization settings.
3. Desde el menú desplegable, seleccione Organizational information.
4. En el campo correspondiente, ingrese su NPI Tipo 2 y seleccione Validate.
5. Cuando la validación sea exitosa, seleccione Save.

Nota · Un NPI Tipo 2 se asigna a una organización de atención médica como una práctica grupal, hospital o clínica. Si forma parte de una práctica u organización grupal, debe ingresar el NPI Tipo 2.

1. Ingrese su TIN en el campo correspondiente.
2. Seleccione Save.

Su NPI y TIN quedan guardados en MediSprout y se aplican automáticamente a cada superbill que genere.

Paso 2 — Configurar servicios y procedimientos

Un superbill lista los servicios y procedimientos prestados durante una visita. Antes de agendar visitas que generen superbills, configure los servicios que ofrece su práctica. MediSprout admite tanto servicios estándar que utilizan códigos AMA CPT como servicios personalizados definidos por su organización.

Agregar un servicio estándar (basado en CPT)

1. Desde el menú principal de MediSprout, seleccione Organization settings.
2. Desde el menú desplegable, seleccione Services.
3. Seleccione Add service y elija Standard service cuando se le solicite.
4. Busque el código AMA CPT que coincide con el servicio. Seleccione el código correcto de los resultados.
5. Confirme o ajuste el costo mostrado para el servicio.
6. Seleccione Save.

Agregar un servicio personalizado

Los servicios personalizados son servicios que ofrece su organización y que no se corresponden con un código CPT estándar, o que desea registrar por separado. Los servicios personalizados pueden tener cualquier costo, incluyendo USD 0 — útil para registrar procedimientos sin cargo, consultas de seguimiento incluidas en otro servicio, o asientos internos que no deben generar un cobro.

1. Desde el menú principal de MediSprout, seleccione Organization settings.
2. Desde el menú desplegable, seleccione Services.
3. Seleccione Add service y elija Custom service cuando se le solicite.
4. Ingrese un nombre de servicio y una descripción breve (recomendado).
5. Ingrese el costo. Se admite establecer el costo en USD 0 — el servicio aparecerá igualmente en el superbill como una línea con monto cero.
6. Seleccione Save.

Consejo · Configure su biblioteca de servicios antes de empezar a agendar — una vez en su lugar, asociar servicios a una visita es solo un paso de selección rápida.

Paso 3 — Solicitar información de seguro y dirección del paciente

La información de seguro y dirección del paciente es obligatoria en todo superbill. Solicite estos datos al paciente una vez; salvo que la información cambie, el paciente no deberá volver a ingresarla.

Opción A — Asignar la tarea manualmente:

1. Desde el menú principal de MediSprout, seleccione Patients.
2. Desde su lista de pacientes, seleccione al paciente.
3. En el menú horizontal debajo de los detalles del paciente, seleccione TASKS.
4. Seleccione Assign task.
5. En el popup, seleccione Documents & other tasks.
6. Marque las casillas Share driver's license y Share insurance card.
7. Seleccione Assign tasks.

Opción B — Usar un workflow de onboarding:

Incluya las tareas de seguro y dirección en el workflow de onboarding del paciente o en un workflow asignado antes de la primera visita. Este es el enfoque recomendado para pacientes nuevos.

Paso 4 — Agregar y gestionar detalles del seguro del paciente

Una vez que el paciente complete las tareas de información de seguro y dirección, debe verificar y guardar los datos para que puedan usarse en el superbill.

1. Desde el menú principal de MediSprout, seleccione Patients.
2. Seleccione al paciente al que asignó las tareas.
3. En el menú horizontal debajo de los detalles del paciente, seleccione INSURANCE.
4. Seleccione la tarjeta de seguro que cargó el paciente.
5. En los campos mostrados, ingrese o verifique la información requerida. Algunos campos vendrán precompletados — puede editar cualquier campo.
6. Seleccione Save.

Los detalles del seguro y dirección se incluirán automáticamente en todos los superbills generados para este paciente.

Paso 5 — Agregar y gestionar diagnósticos

La información precisa de diagnóstico es necesaria para los superbills, el procesamiento del seguro y el reembolso.

1. Desde el menú principal de MediSprout, seleccione Patients.
2. Seleccione al paciente.
3. En el menú horizontal debajo de los detalles del paciente, seleccione DIAGNOSES.
4. Seleccione cualquier diagnóstico existente para editarlo o eliminarlo; o seleccione Add diagnosis para ingresar uno nuevo.
5. En el popup, ingrese la fecha y el código de diagnóstico, luego seleccione Save.

Nota · Los códigos de diagnóstico se muestran en toda la plataforma con un separador de punto después del tercer carácter (por ejemplo, F33.1 en lugar de F331). Este formato se aplica automáticamente en el superbill.

Paso 6 — Agendar una visita que integre un superbill

Las visitas agendadas en MediSprout pueden vincularse a un superbill para que el documento se genere automáticamente al finalizar la visita. Antes de agendar, verifique rápidamente que lo básico esté en orden.

Verificar el método de pago

1. Desde el menú principal de MediSprout, seleccione Subscription.
2. Desde el menú desplegable, seleccione Billing details.
3. Seleccione Payment method y verifique que el método de pago esté configurado. Asegúrese de que Bill this card esté seleccionado en el método preferido.

Verificar la suscripción AMA CPT del proveedor

1. Desde el menú principal, seleccione Subscription.
2. Desde el menú desplegable, seleccione AMA CPT codes.
3. Verifique que el proveedor que realizará la visita tenga una suscripción activa a códigos CPT, si la visita usará servicios con códigos CPT.

Agendar la visita

1. Desde el menú principal, seleccione Visits.
2. Seleccione Schedule a new visit.
3. Elija Video visit o In-person visit y complete los campos restantes.
4. En AUTOMATION, active la generación de superbill si desea que MediSprout cree el superbill automáticamente al finalizar la visita.
5. Seleccione los servicios a incluir en la visita. Tanto los servicios estándar basados en CPT como los servicios personalizados (incluyendo los de USD 0) pueden agregarse.
6. Seleccione Schedule a visit.

Nota · Las visitas agendadas con fecha en el pasado siguen el mismo flujo pero incluyen opciones de estado adicionales (Completada, No asistió y, dentro de las últimas 12 horas, Agendada). Consulte Soporte para agendar visitas con fecha en el pasado para todos los detalles.

Paso 7 — Revisar y finalizar el superbill

Una vez completada la visita:

• Si la automatización de superbill está activada, MediSprout genera el PDF del superbill automáticamente y lo adjunta a la visita.
• Si la automatización está desactivada, puede crear el superbill manualmente desde el detalle de la visita.
• Abra el superbill para revisar proveedor, paciente, códigos de diagnóstico, servicios y los totales antes de compartirlo con el paciente.
• El superbill puede descargarse como PDF y compartirse con el paciente a través de MediSprout, correo electrónico, o impreso.

Nota · La confiabilidad de la generación de PDF se mejoró en una actualización reciente de la plataforma. Si ha tenido problemas con PDFs en el pasado, deberían estar resueltos.

Consejos y buenas prácticas

• Configure su biblioteca de servicios una sola vez y manténgala — los nuevos servicios deben agregarse en un solo lugar para mantener los superbills consistentes entre proveedores.
• Use workflows para automatizar las solicitudes de seguro y dirección para pacientes nuevos — evita persecuciones manuales más adelante.
• Mantenga los diagnósticos actualizados durante el cuidado del paciente, no solo al momento de facturar.
• Active la automatización de superbill al agendar — elimina un paso manual y reduce los superbills perdidos.
• Los servicios personalizados con costo USD 0 son útiles para documentar procedimientos que no generan un cobro — igualmente producen una línea en el superbill, por lo que el procedimiento queda registrado.

¿Desea más información sobre superbills?

Contacte al soporte de MediSprout usando la función de chat en la misma ventana que está utilizando o llame al +1 866-896-1431.